Siječanj je mjesec u kojem se najlakše vidi razlika između “radim puno” i “radim pametno”. Ne zato što se čarobno pojavi više vremena, nego zato što se nakon blagdana prvi put jasno osjeti koliko nas sitni nered usporava: papir koji ne možeš naći, ladica u kojoj je sve osim onog što ti treba, stol pretrpan stvarima koje “samo čekaju”. Dobra organizacija ureda nije savršenstvo. To je mir u glavi i brzina u poslu. Kad znaš gdje što stoji, manje prekidaš tok rada, manje se vraćaš unatrag i manje trošiš energiju na traženje i improvizaciju. I zato je siječanj idealan za jednostavan reset: dovoljno mali da ga stvarno napraviš, dovoljno pametan da traje
Što zapravo dobivaš kad središ ured
- Manje stresa: nema stalnog osjećaja da nešto “visi” u pozadini.
- Brži rad: dokumenti i alat su na svom mjestu, ne gubiš minute na sitnice.
- Bolji dojam: urednost se vidi u komunikaciji, rokovima i načinu rada.
- Lakše planiranje: kad je stol čist, lakše je složiti prioritete i držati ih se.
To su realne, mjerljive stvari. Ne motivacijske rečenice.
Reset u 60 minuta: pospremi jednom, održavaj lako
1) Očisti radnu površinu (5 minuta)
Makni sve sa stola osim računala i osnovnog pribora. Ne slaži odmah “lijepo”, samo oslobodi prostor. Ovo je najbrži način da se mozak prebaci iz kaosa u kontrolu.
2) Papiri moraju dobiti status (10 minuta)
Napravi četiri hrpe ili četiri mape:
- ZA RIJEŠITI (čeka potpis, odgovor, uplatu, odluku)
- AKTIVNO (treba mi ovaj tjedan)
- ARHIVA (treba mi, ali ne svakodnevno)
- ZA UNIŠTITI (ne treba više, a sadrži podatke)
Ovo rješava 80% nereda, jer većina papira nije “problem” nego je samo bez odluke gdje pripada.
3) Jedna tema = jedno mjesto (10 minuta)
Najčešća greška: sve je “tu negdje”.
Najbolje pravilo: svaka tema dobije svoju mapu/fascikl.
Primjeri tema koje se najčešće ponavljaju:
- računi i financije
- dobavljači
- ponude i ugovori
- projekti/klijenti
- škola/djeca/dom
- privatno (računi,liječnička dokumentacija, garancije, dokumenti)
Za dugoročno čuvanje koristi registratore, a za aktivne stvari fascikle i mape. Važno je da se ne miješa.
4) Arhiva mora biti jednostavna, ne savršena (10 minuta)
Arhiva nije stvorena da izgleda kao katalog. Arhiva je da sutra pronađeš što trebaš.
Najjednostavniji sustav:
- po godini (2024, 2025, 2026…)
- unutar godine po temi (računi, ugovori, jamstva…)
Ako koristiš registratore, separatori i košuljice čuvaju papire urednima bez puno truda.
5) Oznake koje stvarno pomažu (5 minuta)
Oznake su razlika između “posloženo je” i “ne mogu naći”.
Neka bude kratko i uvijek isto:
mjesec/godina – tema – status
Primjer: 01/2026 – Ponude – poslano.
Etikete na mapama i registratorima štede vrijeme svaki put kad nešto tražiš.
6) Sitni pribor u jedan organizator (5 minuta)
Spajalice, sticky notes, markeri, klamerica, bušač, škare… sve to mora imati jedno mjesto.
Ne tri ladice, ne “negdje u kutiji”, nego jedan mali organizator. To je mala stvar, ali radi veliku razliku u svakodnevnom ritmu.
7) Povjerljivi papiri ne idu u običnu kantu za smeće (5 minuta)
Ako na papiru pišu osobni ili poslovni podaci (imena, adrese, OIB, brojevi, interne bilješke), to nije za baciti “tek tako”.
Tu pomaže uništivač dokumentacije — navika koja štiti i tebe i druge i koja je danas jednostavno dio profesionalnog standarda.
8) Uvedi planiranje koje ćeš stvarno koristiti (10 minuta)
Ne trebaš “savršeni” planer. Trebaš onaj koji otvaraš svaki dan.
Najjednostavnije:
- tjedni pregled za plan i prioritete
- dnevne bilješke za sastanke i dogovore
- kalendar na vidljivom mjestu za rokove i događaje
Ako ti je raspored gust, papir često pobjeđuje aplikacije jer je uvijek pred očima.
Što ti realno treba za ured koji funkcionira
- registratori + separatori
- fascikli i mape
- košuljice/ulošci za dokumente
- etikete/naljepnice za označavanje
- organizator za sitni pribor
- rokovnik/planer + kalendar
- uništivač dokumentacije (ako radiš s povjerljivim papirima)
- markeri I pisaći pribor koji te neće ostaviti na cjedilu
Sve navedeno možeš složiti prema svom načinu rada i nabaviti na fido.com.hr.
Kako da ured ostane uredan (bez da ti to postane nova obaveza)
Svaki dan (3 minute):
- vrati stvari na mjesto
- papire koji su došli taj dan stavi u jednu mapu “ZA RIJEŠITI” ili “INBOX”
Jednom tjedno (15 minuta):
- isprazni INBOX
- prebaci u “aktivno” ili “arhivu”
- ono što ne treba ide u uništivač
To je cijela tajna. Nije stvar u velikom pospremanju, nego u maloj rutini.
Siječanjsko pospremanje ureda je mala odluka koja se vidi cijele godine. Ne radi se o tome da bude savršeno, nego da bude jasno: što radiš, gdje ti je što i što ti je sljedeće. Kad je ured posložen, lakše se diše. A kad se lakše diše, posao ide bolje.